La dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti aziendali sono un'opportunità per le aziende ed il compito di Unifiedpost è spiegare loro i motivi per cui non possono perderla.
Che differenza c'è tra Dematerializzazione e Digitalizzazione?
La dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti aziendali è un tema complesso e necessario per le imprese. Complesso perché la dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti racchiude tecnologia, prassi operative e diritto e questo molte aziende lo vedono come un ostacolo e non come un'opportunità. Necessario perché, l'introduzione della fatturazione elettronica prima e l'avvento della pandemia dopo, hanno evidenziato la necessità di passare dal tradizionale al digitale.
Spesso questi due termini sono utilizzati come sinonimi, ma così non è ed è importante distinguere il significato dell'uno e dell'altro. Di seguito spieghiamo la differenza tra i due termini.
Che cos'è la Dematerializzazione e quali sono i passi che bisogna fare per mantenere lo stesso valore giuridico, probatorio e archivistico di quelli cartacei?
La Dematerializzazione è una procedura che porta ad informatizzare un documento originariamente cartaceo con lo scopo di conservarlo, mantenendo inalterato il valore giuridico, nel suo nuovo formato digitale.
Affinché il documento dematerializzato mantenga lo stesso valore giuridico di quello cartaceo, è necessario seguire alcuni semplici step:
- Attività di protocollazione, certifica la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca tramite l’inserimento di note numeriche e temporali. Questo garantisce la sicurezza dei dati e l’accesso solo a coloro che sono autorizzati;
- Classificazione e fascicolazione servono ad organizzare tutti i documenti secondo uno schema logico con riferimento alle attività di competenza, applicando criteri che favoriscano la reperibilità del documento rispetto ai processi aziendali oppure all’argomento e ai contenuti;
- Autenticazione consiste nell'apporre una firma qualificata al fine di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti;
- Conservazione a norma al fine di assicurare che dei documenti siano custoditi non solo i contenuti ma anche le informazioni necessarie a riprodurli nella loro forma originaria
Cosa si intende per digitalizzazione dei documenti?
La Digitalizzazione è un processo molto più complesso e raffinato e prevede la completa eliminazione del passaggio cartaceo, con una gestione completamente informatizzata dei processi documentali. Il documento digitale è frutto di un’elaborazione elettronica, che contiene le informazioni relative a qualsiasi contenuto (testo, immagini, suoni, video ecc.) in forma numerica e codificata.
Questo processo è costituito da una serie di procedure di reingegnerizzazione delle attività dell’impresa, mediante l'utilizzo di appositi tool, che automatizzano e semplificano determinati percorsi, rendendo immateriale la gestione dei documenti.
Grazie alla digitalizzazione, quindi, non solo è possibile conservare i documenti, ma anche trovare le informazioni più rilevanti che vi sono contenute, estrapolarle e collegarle tra loro.
In sostanza, la digitalizzazione del dato dà vita ad una serie di processi collegati tra loro, come ad esempio i pagamenti.
Perché l'adozione della digitalizzazione in azienda diventa sempre più necessaria?
La digitalizzazione del workflow aziendale sta diventando per le imprese un'esigenza urgente. Per rimanere competitive sul mercato, infatti, le aziende devono adeguarsi ad elevati standard innovativi, a normative più vincolanti e a richieste dei clienti sempre più evolute. Inoltre, la digitalizzazione è fondamentale per ottimizzare i costi, il tempo, la produttività e la collaborazione tra colleghi.
I vantaggi dati dalla digitalizzazione possono essere schematizzati in 6 punti:
- Elimina i costi di produzione fisica dei documenti cartacei, come la carta, la stampa, la strumentazione di cancelleria e lo smaltimento dei loro rifiuti.
- Ottimizza gli spazi fisici, come faldoni e stanze adibite alla conservazione cartacea, con tutti gli elevati costi connessi: affitto o acquisto dei locali, pulizia periodica, sistemi di sicurezza e protezione della carta.
- Rende quasi indistruttibili i documenti, che non sono più soggetti ai rischi fisici come usura, sporcizia, strappi, incendi, allagamenti.
- Incrementa enormemente la sicurezza, in quanto i documenti sono digitalmente protetti in modo avanzato, e anche in caso di eliminazione accidentale presentano comodi backup digitali.
- Esalta possibilità e velocità di condivisione, poiché non è necessario inviare fisicamente un documento o adoperare sistemi macchinosi per farlo analizzare: basterà condividerlo in maniera immediata e anche da dispositivi portatili.
- Velocizza i flussi di ricerca e analisi, in quanto i documenti vanno a comporre un archivio documentale digitale veloce, accessibile e ben indicizzato.
- Automazione dei processi gestionali e di pagamento
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